Tổng hợp những hàm EXCEL thường dùng mà kế toán nên biết

Các Hàm Excel Thường Dùng Trong Kế Toán

Trong công việc kế toán – từ nhập liệu chứng từ, tính lương, quản lý kho đến theo dõi công nợ – Excel là công cụ không thể thiếu. Việc nắm vững các hàm thông dụng giúp bạn lên sổ sách nhanh hơn, chính xác hơn và giảm sai sót.
Dưới đây là danh sách những hàm mà kế toán hay dùng nhất, kèm giải thích và ví dụ thực tế.

1. Hàm LEFT – Cắt ký tự từ bên trái

• Cú pháp: =LEFT(text, số_ký_tự)
• Công dụng: Lấy ra số ký tự mong muốn tính từ bên trái của chuỗi.
• Ví dụ:
  • =LEFT("ketoandaotaohh",6) → ketoan
  • =LEFT(B3,2) → Lấy 2 ký tự đầu trong ô B3.

2. Hàm VLOOKUP – Tìm kiếm theo cột

• Cú pháp: =VLOOKUP(giá_trị_dò, bảng_dò, số_thứ_tự_cột, [kiểu_dò])
• Ứng dụng thực tế:
  • Tìm tên hàng hóa từ mã hàng trong bảng Nhập – Xuất – Tồn.
  • Lấy đơn giá xuất kho từ bảng giá.
  • Tra cứu tài khoản kế toán từ danh mục vào sổ CĐPS, Sổ 131, 331…
• Lưu ý:
  • 0 hoặc FALSE = tìm chính xác
  • 1 hoặc TRUE = tìm tương đối

3. Hàm LEN – Đếm số ký tự

• Cú pháp: =LEN(text)
• Ví dụ:
  • =LEN("ketoan") → 6
  • =LEN("ketoandaotaohh") → 14

4. Hàm SUMIF – Cộng có điều kiện

• Cú pháp: =SUMIF(vùng_điều_kiện, điều_kiện, vùng_cần_tính_tổng)
• Ứng dụng:
  • Tổng hợp phát sinh Nợ, Có từ NKC lên Bảng CĐPS.
  • Lên báo cáo Nhập – Xuất – Tồn.
  • Tổng hợp công nợ phải thu, phải trả.
• Ví dụ: =SUMIF(B3:B8,"<=8") → cộng tất cả giá trị ≤ 8 trong vùng B3:B8.

5. Hàm SUBTOTAL – Tính toán trong danh sách lọc

• Cú pháp: =SUBTOTAL(function_num, ref1, ref2, …)
• Công dụng: Tính toán (tổng, đếm, trung bình…) trong danh sách, đặc biệt hữu ích khi bạn lọc dữ liệu.
• Ứng dụng:
  • Tính tổng phát sinh trong kỳ.
  • Tính tổng theo từng tài khoản cấp 1.
  • Xem tồn cuối ngày/kỳ khi đã lọc dữ liệu.

6. Hàm MID – Cắt ký tự ở giữa

• Cú pháp: =MID(text, vị_trí_bắt_đầu, số_ký_tự)
• Ví dụ:
  • =MID("ketoandaotaohh",7,8) → daotaohh
  • =MID("ketoandaotaohh",3,4) → toan

7. Hàm IF – Điều kiện logic

• Cú pháp: =IF(điều_kiện, giá_trị_đúng, giá_trị_sai)
• Ví dụ:
  • =IF(B2>=4,"ĐÚNG","SAI")
  • Nếu B2 = 5 → kết quả ĐÚNG
  • Nếu B2 = 3 → kết quả SAI

8. Hàm SUM – Cộng tổng

• Cú pháp: =SUM(Number1, Number2, …)
• Ví dụ: =SUM(C2:C10) → cộng tất cả giá trị từ C2 đến C10.

9. Hàm MAX – Tìm số lớn nhất

• Cú pháp: =MAX(Number1, Number2, …)
• Ví dụ: =MAX(D2:D20) → tìm giá trị lớn nhất trong cột D.

10. Hàm MIN – Tìm số nhỏ nhất

• Cú pháp: =MIN(Number1, Number2, …)
• Ví dụ: =MIN(D2:D20) → tìm giá trị nhỏ nhất trong cột D.

11. Hàm AND – Phép logic "Và"

• Cú pháp: =AND(điều_kiện1, điều_kiện2, …)
• Nguyên tắc:
  • Trả về TRUE nếu tất cả điều kiện đúng.
  • Trả về FALSE nếu có ít nhất một điều kiện sai.
• Ví dụ: =AND(D7>0, D7<5000) → TRUE nếu D7 nằm trong khoảng 1 – 4999.

12. Hàm OR – Phép logic "Hoặc"

• Cú pháp: =OR(điều_kiện1, điều_kiện2, …)
• Nguyên tắc:
  • Trả về TRUE nếu có ít nhất 1 điều kiện đúng.
  • Trả về FALSE chỉ khi tất cả đều sai.
• Ví dụ: =OR(F7>100, F7<50) → TRUE nếu F7 > 100 hoặc F7 < 50.

Kết luận

Đây là bộ 12 hàm Excel căn bản nhưng cực kỳ hữu ích trong công việc kế toán hàng ngày. Khi sử dụng thành thạo, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian trong việc lập báo cáo, đối chiếu sổ sách và quản lý dữ liệu.

Hãy bắt đầu từ các hàm đơn giản như SUM, IF, VLOOKUP rồi dần luyện thêm SUMIF, SUBTOTAL để tăng tốc độ làm việc.